办公用品采购如何做好管理 办公用品采购管理制度

一、办公用品采购如何做好管理

办公用品采购在企业管理中占据非常重要的地位，良好的采购管理不仅可以提高办公效率，还能有效控制成本，做好办公用品采购的管理工作主要注意以下几点：

1、确定采购需求

在进行办公用品采购之前，首先要明确公司的实际需求，考虑到员工数量、办公用品种类、品质等因素，有针对性地确定办公用品采购清单。这样可以避免采购冗余物品，也能满足员工的实际需求，提高采购效率。

2、寻找信誉良好的供应商

选择供应商是办公用品采购管理中至关重要的一环，应该选择信誉良好、产品质量有保证的供应商，可以减少采购环节中的风险。此外，与供应商建立长期稳定的合作关系也有利于后续的采购谈判和合作。

3、采购流程规范化

一套规范化的采购流程可以避免因为繁琐的流程而导致采购周期过长等问题。建立起规范的采购流程能够帮助企业更快地完成采购事务，提高工作效率。

4、精细管理采购成本

在进行办公用品采购管理时，应当严格控制采购成本，尽可能降低采购的实际支出，可以通过与供应商多方协商、批量采购等方式降低采购成本，为企业节省一定的资金。

5、引入专业的采购管理软件

企业可以引入专业的采购管理软件，如畅捷通软件，来帮助管理者更好地实现办公用品采购的信息化管理，这样不仅能够提高采购效率，还能够实时了解采购情况，做出更加明智的决策。

6、建立完善的采购档案

建立并定期更新办公用品采购档案，可以帮助企业随时查阅采购记录，对采购情况有个清晰的了解。同时也有利于企业的管理者根据数据进行合理分析，制定更加合理的采购计划。

二、办公用品采购管理制度

第一章 总则

第一条 为加强公司办公用品管理，控制费用开支，规范办公用品的采购与使用，特制定本制度。

第二条 本制度适用于对办公日常消耗品、宣传品、设备耗材等的管理。

第二章 办公用品采购

第三条 办公用品采购采用集中采购、定量供应的办法。

1、集中采购由行政管理部负责并管理。

2、集中采购的办公用品包括复印纸、传真纸等纸张；计算机消耗的磁盘；打印机消耗的色带、硒鼓、墨盒；日记本、各类笔墨等。

3、实行定期计划批量采购供应。即：每月15日前各部室向行政管理部提报当月所需用品计划，由行政管理部统一采购。

4、特殊办公用品可以经行政管理部门同意授权各部门自行采购。

5、各部门或班组若临时急需采购办公用品，由部门或班组专人填写《办公用品请购单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经班组负责人审定同意后，交行政管理部批准同意后，实施采购任务。

6、必需品、采购不易或耗用量大者应约量库存。

7、结算办法。公司办公室根据各单位办公用品领用数量及单价，编制明细表经确认后报财务划转。

第三章 办公用品的分发领用

第四条 各部门领用办公用品须填写《办公用品领用单》，一式两份，一份用于分发办公用品，另一份用于分发办公用品的台账登记。

第五条 接到各部门的《办公用品领用单》（两份）之后，有关人员要进行核对，并做好登记。然后再填写一份《办公用品分发通知书》交发送室。

第六条 发送室进行核对后，把申请所要全部用品备齐，分发给各部门。

第七条 用品分发后应做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同《办公用品分发通知书》转交办公用品管理室记账存档；另一份《办公用品分发通知书》连同分发物品一起返回各部门。

第四章 办公用品管理

第八条 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向行政管理部请领办公用品并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。

第九条 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办公室统一印刷、保管。

第十条 部门使用的办公用品由部门指定专人保管维护。

第十一条 对决定报废的办公用品，要做好登记，在《报废处理册》上填写用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项，并报相关领导同意后，到相关人员处理报废注销手续。

第十二条 办公用品（价格在1000元以上的）正常使用发生的损坏时，要及时向行政管理部报告，由行政管理部安排修理，如不报告或擅自将损坏的办公用品丢弃，使用者个人按非正常使用损坏照价赔偿。

第十三条 公司对办公用品的使用情况，实行年内不定期检查、年末普查的检查制度，检查工作由行政管理部负责。

第五章 附则

第十四条 本制度由行政管理部制定、解释，报总经理批准后执行，修改时亦同。