如何管控出差预算 差旅费用报销管控方法

如何管控出差预算

（一）做好差旅计划统筹安排，提前预定机票及酒店获得价格优惠。

要控制差旅费的总额。企业首先要能够做好差旅费的计划。减少差旅费活动的随意性。这样才能够为差旅活动的预算和刚性等提供基础，并能够做好相关的订票等。企业如果可以做好差旅计划，这样就可以实现差旅费用支出的提前安排。企业应该将外地出差的审批权集中起来，每个部门设计外地出差、参加外地会议、参加外地学习和考察等都应该报请分管领导同意，未经领导同意不能擅自出差并给予报销。同时。企业还需要设立相应的等级备查制度，外地出差需要详细列出出差事由、出差人员、时间和地点、往返路线和领导审批等内容。在分管领导及时审批后及时上报给行政职能部门。对于擅自更改路线等行为需经过分管领导审批，否则不予以报销。

（二）实行住宿酒店集采或外包，获得集团采购或者专业服务的优势。

日前，很多跨国公司都会将差旅管理业务外包出去，美国有非常多的差旅服务商，如美国运通、罗森波斯公司等。这些服务商在整合资源后提出一些适合公司的方案，同时公司差旅活动中的组织、策划、接待等均是这些服务商进行打理，这样可以规范企业的差旅行为，同时降低企业内部的贪污、返点等不良行为。另外这样的行为也可以降低企业行政系统的工作负担。根据美国的研究，企业将自身的差旅活动外包可以为企业节省10%以上的开支，企业可以借鉴国外的企业行为改进自己的管理，通过招标选择高质量的差旅服务商。根据差旅服务商的建议优化企业内部的管理流程，同时在日常生活的差旅活动中评估差旅服务商的专业性和满意度，另外在进行该业务的时候需要差旅服务商先对员工进行培训，让员工熟悉相关的差旅信息和产品信息，利用网络工具让预定更加标准化。对于一些日前还无法实现外包的公司可以先逐步实行酒店集采等，获取集采的优势。

（三）在制度上引导员工选择合适的交通工具出行，明确各级人员住宿要求。

要做好企业的差旅费管理需要制定出台相关的公司政策和制度，并要求各级人员严格遵照相应的制度进行执行，差旅费管理的目标不仅仅是降低费用，还需要增加差旅费的透明度和合规性。企业要制定清晰明了的差旅费管理制度，引导员工选择合适的交通工具外出，明确各级人员住宿的要求，当然这种制度还需要根据环境的变化等及时更新，如航空公司、住宿服务、物价变动和餐饮业政策的变动。企业要能都优化差旅费管理流程。让员工清除的了解公司的差旅制度，避免员工在未授权的范围内进行支出。一般而言。差旅费政策应该包括员工出差的审批、交通工具的选择、酒店预订系统的选择、机票预定的规定、住宿标准、信用卡和现金的使用条款、出租车费用、报销程序、餐饮标准等。对于违反以上条款的行为公司不予报销并给予相印的惩戒。

（四）加强预算执行的刚性，与员工、部门绩效挂钩。

公司要加强预算执行的刚性，这样才能够严格控制差旅费的开支。企业要达到预算执行的刚性就需要加强差旅费控制和绩效的挂钩。而有效的信息搜集和审批程序是执行预算的有效措施，公司要推行公司卡、信用卡等在差旅活动中的支出，这样一方面可以将差旅活动信息整理成电子信息，加强对信息的搜集，另一方面也是减少现金使用、提升资金使用效率的办法。

（五）运用现代技术，如视频会议等，采取有效手段，减少不必要的差旅支出。

不少公司已经开始尝试新的沟通方式，很多的高科技公司也开始通过开发有效的软件减少差旅次数，如视频会议系统等，这些都是可以用于公司跨区域的会议，外地学习等。这样减少了公司的差旅行为，节省了巨额的开支。

差旅费用报销管控方法

通过减少审批提高效率

多数企业常会碰到员工出差发生预算超标的情况，但随之而来的又常是一些貌似合理的原因。例如，销售部员工和公司高层领导一同拜访客户，住宿标准肯定是“就高不就低”，那对于基层销售部员工则会超出预算。又如销售部同事常常为了尽快拿下客户订单而发生业务招待费超标的情况。对于此类情况，财务部可以建立一张白名单或黑名单列表。如果发生销售员工和上级领导出差而提高住宿标准的情况，则自动归为白名单，不需审批则可批准。反之，如果销售的业务招待费超标，那么可以设为黑名单。通过对白名单和黑名单的定期调整，可以减少例外审批的数量。

通过大数据管理来降低支出

提前预定机票通常可获得较优惠折扣是众人皆知的常识，但企业因差旅单据数量过大而往往不了解最终拿到折扣在市场中所处水平。而通过在线差旅预定平台则可分析出某条航线一段时间的平均折扣率和中位票价并基于此来审核员工所预定机票的价格水平。同时，企业也可通过该方法对公司内部部门之间进行横向比较。例如维修部门机票价格可能较高，这通常缘于一旦客户提出要求则马上动身到客户公司抢修，不能做到及早预定。但是市场部和销售部的工作职责可能相近，如果发生市场部的平均折扣率是九折而销售部是七折，那么就可以询问对应部门为何存在如此差异，进而找出原因。通过不断调研和分析，就可对优秀做法进行推广，对不足地方加以改进，持续改进公司内部差旅政策。

利用合理性审查降低费用

正如本文开场所谈，控制差旅费用支出一般不通过降低公司预定宾馆和机票差旅标准来实现，因为这样的方式容易引起员工抱怨反而得不偿失。而换种做法，通过对差旅的合理性进行事先规划则可事半功倍。例如，财务部通过调研发现销售部同事经常从上海出差到南京拜访客户。在没有提前规划的情况下可能是*9天下午出发，当晚发生住宿一晚，第二天白天客户处拜访，第三天早间赶回上海。但如果提前对拜访安排进行了解，并合理规划做到当天往返那么公司就可节省近两天的房租。公司甚至可以对进行合理规划而减少的对应住宿支出部分进行奖励，例如规定在南京拜访客户如果当天往返有额外津贴，津贴的金额可以小于对应的住宿费用，这样不仅节省了住宿支出、提高了员工积极性同时也额外增加了一个工作日的上班时间。

利用金融服务降低资金成本

用商务卡的模式取代备用金可减少对公司的资金占用，缓解对资金流的压力。特别是企业雇佣非本地员工时，该类员工通常无法办理较高额度的信用卡，而相应员工又可能出现长时间出差而大幅垫付差旅款项影响该员工的正常生活的实际问题，这时通过公司统一办理商务卡则可获得较高授信额度继而解决上述问题。但商务卡所不可忽略的隐患是如发生员工恶意透支消费的情况时，公司需承担相应还款责任。据某机构财务培训了解，企业可与银行谈判免除还款责任，一般的操作程序为，应尽量提前一个月通知银行公司员工离职动向，实际离职时应书面通知银行，同时在员工离职之前公司也应摸清欠款情况并督促员工尽快还清欠款。

通过透明差旅费政策来管控

一些公司行政层级较为复杂，甚至有多达十余个层级。为了满足各个行政层级的需要，就需对每个行政层级制定单独的差旅标准。而全国各个地区的经济发展水平不一，对每个地区制定标准本身已经较为繁琐，大量的标准制定工作将使得财务部不堪重负，而政策更新缓慢又可能导致不符合实际经济和物价发展情况造成员工抱怨较大。某机构建议行政层级较多的企业尽量简化差旅标准，将数个相近的行政层级归为同类标准、尽可能简化流程。

通过减少人工审核来提高效率

公司可通过引入订制化的差旅费用管控软件来大幅提升工作效率。通常一个典型的差旅电子报销系统将涵盖下述五种功能：

1.在线申请功能，包括出差申请和差旅申请。

2.在线审批功能.

3.差旅供应商集中管理功能，包括所有采购名单内的机票、酒店等供应商。

4.费用控制功能，将报销费用的标准写入系统，例如到不同城市或者不同的国家住宿标准及到相应地区的津贴补贴标准录入，同时对不同差旅距离所对应交通工具的选择和审批均可由系统进行统一管控。

5.预算控制，管理人员在审批时可看到对应部门当月整体的差旅预算，花销和结余情况。从而做到每次审批时有据可查。发生超标情况时必须找财务部进行单独审批，增加预算。否则费用审批将会被冻结。通过电子报销系统，财务审核要点可从近10个降低为3个。

在实施电子报销前财务需要审核

①审批权限是否符合规定②审批是否完整③审核人签字是否真实④成本中心是否填错⑤是否及时报销⑥总金额是否正确⑦费用是否超标等10个要点。

而在使用电子报销后，财务仅需审核特殊事项合理性，发票真实情况，发票金额与报销金额是否一致等内容即可。通过差旅电子系统的应用可使财务部大幅提高工作效率，加速报销进度进而提高员工满意度。