项目管理软件怎么用 如何使用项目管理软件有效管理项目人员

一、项目管理软件怎么用

企业借助项目管理软件将混乱的管理得到控制。项目管理软件本身也是较为复杂的工具，对于项目经理来说，熟练掌握工程项目管理软件是必须的。基础的是要会项目申请，项目立项、会建立活动、会提交工时表、懂需求变更，会利用工具做报表等等。

项目的实施过程是一个漫长的过程，这其中会遇到许多影响项目的因素，对于项目经理来说，如何能及时发现问题，调整项目是非常重要的。这时需要项目经理能够根据项目管理软件的数据反馈追踪项目的进度，能够发现具体问题所在，及时解决问题。

往往实际情况是多个项目同时执行，这时需要项目经理能够使用项目管理软件的多项目管理功能，对项目之间的资源进行调配，或者项目之间依赖关系的管理等等。

项目管理经理熟练掌握工程项目管理软件是必须的，可是只有连同项目管理软件背后的管理原理一起掌握，才能够用所学知识，解释企业生产经营管理活动所采用的相关理论，才能够具备发现企业管理现存的关键问题。

会使用、会操作工程项目管理软件只是基本的能力，这对于一般人来说都是非常简单的。而真正掌握项目管理软件核心的，会应用项目管理软件的人却并不多。但恰恰只有会应用项目管理软件的人才能够深刻理解并能够融会贯通的掌握。

二、如何使用项目管理软件有效管理项目人员

在建立项目时，项目管理技术和方法对于确保清晰和有重点非常重要。然而，项目核心人员的协作程度对于项目的整体成功影响最大。

以下是管理项目团队的技巧，旨在提高团队效率：

1、建立平衡的团队

确定项目团队成员既有正确的技术专长，又有广泛的沟通和思维方式。

这种平衡可以通过潜在的项目团队成员过去可能采取的问卷调查来确定。

2、确保项目目标清晰和“认同”

无论项目团队成员的资历或经验水平如何，每个人都需要完全清楚并致力于实现项目目标。

为团队提供在项目早期向你公开或私下提出担忧或问题的机会，这可以避免与承诺缺乏相关的负面影响。

任何负面行为都应该立即被发现，确保问题能够得到解决。让您的团队在项目规划的早期阶段就参与进来，这会有很大的帮助。

3、确保直线管理支持

当从不同部门选择项目团队成员时，获得他们的直线经理对项目的支持和承诺以及项目成员需要分配到项目会议、研究和商定行动的时间至关重要。

与直线经理确认可能与团队成员的工作或个人承诺发生冲突的领域或时间。

4、建立团队代码

在第一次项目团队会议上，利用小组成员来确定将有助于项目团队的行为。这可以简单地通过在活动挂图中捕捉“项目负责人的期望”和“每个团队成员的期望”来实现。这些文件可以打印出来，分发给团队，并在每次会议开始时作为提醒。

这些行为的变化都可以通过引用团队代码来进行建设性的挑战。

5、认识团队发展的阶段

研究表明，所有团队都要经历不同的发展阶段才能达到最佳绩效，无论每个团队成员的技能和经验如何，每个新团队的团队动态都会有所不同。

你需要调整你的领导作风（从指示式方法到咨询式方法），以适应每个阶段，确保你的团队快速有效地通过前三个阶段（形成、行动和规范），确保他们在尽可能快的时间内达到最佳绩效。

6、在关键会议中利用促进者

在关键阶段（如想法产生或决策制定），中立的促进者帮助项目团队开始或取得进展，这对项目团队有极大的帮助。

或者，发展你在促进团队方面的技能，以确保从项目团队中获得最好的结果。

7、使用所有内部和外部网络

与项目团队一起，在项目早期就确定谁可以帮你实现项目目标，例如进行研究、查看最佳实践、寻求意见和从过去的经验中学习。

在放眼外部之前，先放眼整个组织，因为可能会有其他人面临类似的问题，或者想要联合起来，因为他们想要解决项目目标。突然间，你的资源可能增加了。

8、与主要干系人沟通

在你确定谁可以帮助你的同时，考虑谁是这个项目的主要影响者，如项目发起人、项目所有人、关键干系人，并规划你的沟通策略，确保你在整个项目中得到他们的全力承诺和支持。