档案管理系统操作流程是什么 档案管理系统如何导入数据

一、档案管理系统操作流程是什么

档案管理系统在档案管理流程方面可以概括为以下四步：

1、档案的收集

档案管理系统支持多种采集渠道与采集方法，可通过新建、扫描、上传、导入等多种方式，对电子文档及实体文档进行创建与采集。

2、档案的整理

（1）归档鉴定：预归档文件库中的文件由档案管理人员通过“自动归档”或“归档编辑”功能进行档案归档。

（2）自动归档：可将预归档文件库中的文件按照归档年度保管期限、类型组合的归档分类规则，批量转移到设定的档案库下。

（3）归档编辑：归档编辑功能提供方便的归档操作界面，可方便地将待归档文件归入相应的案卷中，并提供著录项目的修改、卷内文件的排序等功能。

有的档案管理系统还具备自定义功能，用户可以根据自己需求，对各层级文档的分类架构、目录、属性等进行自定义预设。文件需按什么分类归档、各层级有什么目录、需录入哪些信息等，完全可根据自己需求而定。

3、档案的存储

（1）档案库：通过归档编辑与自动归档均可将档案放入档案库中。

（2）资料库：管理员档案鉴定后不需要归档的文件即可转移到资料库中管理。

4、档案的利用

在一定权限内，员工可以申请借阅，并且管理员可以查看到系统的借阅列表，可进行在线的归还、领用、催还、收回等操作。员工借阅电子档案可按批准的时效在线查阅；借阅实体档案可以线上申请，线下取用；借阅打印复印件可由档案管理员设置阅读与打印水印，限定文件使用用途。

二、档案管理系统如何导入数据

前文已经简单了解到可通过新建、扫描、上传、导入等多种方式，对电子文档及实体文档进行创建与采集，那么具体的档案管理系统如何导入数据呢？

档案导入，对于纸质档案而言，是指档案卷宗信息的导入，通过档案收集模块的档案导入即可实现。如果纸质档案经过数字化，有具体的档案内容文件，则同电子档案的导入工作相同。

电子档案的导入，首先仍然是档案卷宗信息的导入。通过档案收集模块的档案导入界面下载模板，根据模板录入档案的卷宗信息（包括卷内目录），然后导入系统中，形成相应的档案信息。其次是档案全文的导入。通过档案收集中的文件导入，将档案的全文文件导入系统，并与相应的档案卷宗对应。

在档案导入和文件导入后，如果发现有漏上传文件的或者缺失信息的档案，可通过“档案收集模块”中的档案新增和档案编辑进行补充处理。