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企业参加展会的基本流程 公司展会活动策划指引

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导语

很多公司积极参加各种展会除了是为了树立、维护公司形象,维护和拓展客户以外,也是为了达到了解同行信息,考察当地市场等目的。为了让展会达到一个较好的效果,参展商必须在展会的前、中、后都要经过精心的准备和策划安排。从报名申请、展位布置、宣传推广、现场工作到展后客户跟进和总结,都要做到有组织、有策划。下面为大家总结企业参加展会的基本流程,希望能够帮助大家。

前期准备
展会前期准备工作
展示品的准备,既要有自己的主打产品也要有这个展场的少有甚至是没有的产品。
参展场地的选择以及布置,地点决定人流量,布置上布置得简单但不失内容最好。
做好客户邀请工作,不仅仅要邀请老客户,更要邀请尽可能多的新客户、潜在客户来展位参观。
提前准备好会用到的资料,尽量更深一步地了解客户信息,比如下榻的酒店,行程安排,是否有时间详谈等等。
邀请函的设计可以独特一点,适当在正文中插入精选的产品图片。
熟悉公司展品,记熟记几种常用的产品价格规格等,最好准备一些样品。
前期准备注意事项

企业参展负责人应保持与展会经理的联系,充分做好以下几个方面的工作:展位的选择与确认;展位的设计与搭建;展品运输;各种宣传资料、赠品或礼品等的准备;工作人员和展位人员的培训。

报名审批
如何报名

要提前向组委会报名,提交公司的基本信息和展会需求备案。由于全国性的展会参展企业较多,至少要提前半年以上报名预订,否则很有可能面临租不到展位的尴尬。

参展的品种应具备生产和经营有效期内的《卫生许可证》、《营业执照》、《商标注册证》、《商标授权证》以及产品合法审批文件等。参展产品质量经过国家认可检测机构检测符合相关标准。
参展单位在选定展位后请认真填写《参展申请及合约表》,加盖公章后传真或邮寄至大会组委会秘书处,申请表一经签字盖章后同具合同效力,传真或复印件有效。
展位分配原则:先申请、先付款、先确认。为确保会场整体效果,主办方保留最终调整展位的权利。
展会策划
展会策划方案
制定目标
比如获得一定数量的销售负责人,签订一定金额的销售合同,联络和接触一些特定的贸易企业,或增加直接邮寄对象等等。
制定预算
展台设计搭建及拆卸,特别是广告礼品、运输费用、视听设备、电费、电话服务、附属材料、广告、门票、酒店住宿等。
展览广告
为展览展示设计一个主题,如果公司尝试接触一个特定群体,必须去设计一个主题表示公司的意图。
发送邀请
合格的邀请能够筛选出谁是真正感兴趣的潜在客户,可以引用展位和一些新的服务和新产品的消息,也可用于配合展会提供的展商专用请柬。
员工培训
让员工接受培训,学习介绍产品和服务、熟悉展览礼仪,知道如何处理或者达成交易,定制一个熟练销售的领导者,让贸易保持活力。
展台设计
展位选择的考虑因素
位置
展厅也有人流动线规律,最好的展位当然是展厅入口的第一个(或第一排)展位,其次是沿着主通道两侧的展位,再有就是端头展位。
通透性
要考虑展位有几面是墙体、几面是通透的。应尽可能选择位置好、通透面比较多的展位。三面墙体只有一面通透的展位虽然布置起来比较简单,但不方便进行造型设计,吸引力相对较小。
要借势
据maigoo网编了解,选择一个紧挨着某一个知名品牌的展位,可能这个大名鼎鼎的“邻居”会给你带来很大的人气。
展台搭建常用材料
人造板材
人造板材的木质轻、强度高、弹性好,易于加工成型和涂装。在展览搭建中,常用人造板包括胶合板、细木工板(木芯板)、木贴面板、纤维板等。
金属材料
展览中常用的金属材料有钢板、角钢、方管、圆管、不锈钢型材、铝塑板等。若展台设计有二层结构,为安全考虑,采用角钢承重,即使是木结构支撑,也是内包角钢。
人造仿石材
人造仿石材具有天然石材的质感,重量轻、强度高、耐腐蚀、耐污染、施工方便,且花色、品种、形状等多样,但色泽、纹理不及天然石材自然、柔和,展览中常使用人造仿石材料。
建筑玻璃
展览中使用玻璃做隔墙、地面以及装饰。喷砂玻璃、磨花玻璃及喷花玻璃具有透光不透视等功能,可做隔墙。冰花玻璃与刻花玻璃可做装饰。
石膏装饰板
石膏具有质轻、绝热、吸声、不燃、可钉可锯等性能,质地细腻、表面平整、颜色洁白,还具有调湿、隔声等性能。展览中可使用纸面石膏板、装饰石膏板、石膏花饰来装饰。
塑料材料
塑料轻质高强度,绝热绝缘性好,耐腐蚀性及装饰性好,易加工。展览中常用的塑料材料有PVC、阳光板、灯箱片等。
色彩
要根据整体色彩风格来搭配,黑色、咖啡色等深色尊贵大气;白色、米色等浅色温润饱满。
造型
造型设计上要有特性,还有能满足企业的文化特征和产品定位等元素,可以巧用科学成果和流行元素等来增加展位的动感与趣味性。
灯光
基础照明和局部照明需要合理运用,展品陈列区域的照度必须比观众所在区域的照度高,能突出展品的最大特点。
展会装修布置效果图
  • 展会装修布置效果图四
  • 展会装修布置效果图五
  • 展会装修布置效果图一
  • 展会装修布置效果图二
  • 展会装修布置效果图三
前期宣传
展会前期宣传方式
直接打电话给重要目标客户。
邮寄邀请函给已知地址的重要目标客户。
通过电子邮件联系已知E-mail的一般目标客户。
利用电台、公众号、新媒体平台广告吸引潜在目标观众。
对重要目标客户有计划地发送参观门票。
在室外公共场合,以户外广告进行广泛宣传。
通过展会现场的布置、开幕式安排、开幕广告等吸引展会所在地附近的潜在观众。
会前尽可能与展会相关的行业媒体网站、报刊杂志、电台等合作做广告或建立友情链接等。
展品运输
会展展品运输流程
一些大型展览会,组展商通常会指定一个或几个展览品运输公司作为其展览会的运输代理,参展商事先要咨询清楚。
参展商在了解运输公司后,会得到相关货单,上面有收费标准、发货日期、收货人等项目,参展商应该尽可能地将货物的情况填写清楚并回传。
外包一定要做到细致入微,要在货物的包装箱上将标签填好,企业名称、展览会的名称、展台号、日期、货物名称等细节都要写清楚。
注意事项

如果是国际性展览,虽然国际展商可以选择运输商,但是对于属于海关监管的展览品,则不是任何运输公司都能承运的。按海关的规定,展品进境展览时是不收税的,因为展览会闭幕后还要出境,为了确保不会产生逃税的问题,运输商要在海关监管下保证这批货不会在国内随便卖掉。目前,并不是每个运输公司都可以做这种监管运输的业务。因此,海外参展商在参加展会时要特别注意这个问题。

展会现场
展会中的礼仪
仪容
展会期间需着正装,鞋应注意擦干净,指甲应修剪干净,头发干净整齐。
姿态
应保持精力充沛,不要歪扭地到处坐,不要在展台内吃东西、看报纸、打瞌睡等。
态度
平易近人,不卑不亢,不要蓄意贬低竞争对手,对每一个走进展位的人都应同样地尊重。
会展现场服务有哪些
展台搭建及维护服务
为参展商提供优质的展台搭建服务是会展企业现场服务的重要内容。
公关礼仪服务
主要包括对观众的迎送、举行开(闭)幕仪式、观众引导、秩序维持、由礼仪人员派发资料、形象展示及产品展示、给观众派发纪念品等。
会展设备临时租赁服务
会展企业还应准备与展览活动相关的专业设备,如投影仪、幕布、招贴支架、音响及AV、话筒、激光笔、照明设备、多媒体设备、户外展览器具、办公自动化设备、手提电脑等,还要配备会专业操作的服务人员。
展会过程中做哪些工作

Maigoo小编认为参展方需要根据参加展会的所有人员的能力进行任务的分配,然后确定好后勤人员、信息搜集人员、联络员等等,每个岗位都要安排相应的人,做到主次分明。安静有序。每个岗位都能够很好的合作。

对于一些展会面积较小而参展人员有比较多的情况,需要及时进行人员的安排,维护展会现场的秩序,因此在开展会之前需要对参展人员进行一些大致的登记,以便安排空间。

展会中如何与客户沟通
多问问来者需要什么帮助,多听听客户对展品提出的问题,不可毫无目的性地推销。
如果遇到不懂产品的客人,就要按照自己的思路去引导客人。
要是在展会之前已经预约好客户,在客户来观展之前,就要对客户所需要的产品做好详尽的了解,才可以给客户满意的答复。
销售人员与客户沟通时,要特别注意开始时的礼貌寒暄和最后的结束语。礼貌待客,讲究即时应对,如主动打招呼以便让客户感受到你的热情接待;对客户提出的问题要做出准确而迅速的回答。
展会中如何宣传
在展览布置中体现独特性和与众不同,让人留下深刻印象,打破常规、敢于创新。
与展览所在地新闻媒体取得联系,做好宣传方面的前期准备,配合当地的电视报纸做好宣传报道。
准备好充分的宣传资料。包括:企业介绍、区域或团体介绍、有关参展方面的宣传资料、宣传画等,赠送主要客户和展览中的参观者。
做好气氛烘托,适时的盘鼓队、航空表演、军乐团、迪斯科、歌舞表演,以及唢呐队、秧歌队也是必要的。
配合内在展示,在展场前的广场处和人员必经的大道上,布置一定的户外展示也是可以的。如拱门、大气球、大布幅、灯箱、路牌、小旗等。
展会上适合送什么小礼品
定制保温杯
定制保温杯非常实用,把印有公司名称和LOGO的保温杯作为展会小礼品送给观众,可以使公司名称随时在客户眼前展示。
钥匙扣
Maigoo小编觉得,选择钥匙扣作为展会小礼品,体积小、重量小,方便易携带,客户容易接受。
陶瓷笔
笔是商务人士经常接触到的,如果在展会期间,选择一款可刻字的陶瓷精美签字笔作为展会小礼品,无疑是一个好的选择。
移动电源
定制一款印着公司LOGO和名称的移动电源作为展会小礼品,在展会现场肯定能吸引众多观众到展台参观。
USB接口拓展神器
此把USB接口拓展神器作为展会小礼品,可以解决大家电脑USB接口不够用的问题。
手机懒人支架
手机懒人支架就可以解放现代人的双手,把这个作为展会小礼品估计能吸引不少客户来索取吧。
展会后续
展会后怎么跟进客户
对展会收集到的客户信息进行分类,进行数据整理。
外国客户用邮件来沟通,表明身份和清晰的目的。
国内客户可登门拜访,约客户出来喝茶等。
对于下单意愿不是很强烈的客户,选择不定期的联系。
会展后续工作做些什么
要把举办展会时得出的数据进行剖析,包含客流量、观众在展会时反响的问题、查询问卷、财政开销状况等归纳起来加以剖析。
及时处理展后遗留问题,如有的客户款项还没有完全付清,有些客户展品还没有处理完毕等问题。
将已开始的贸易谈判继续下去并争取签约成交,并向已显示出购买兴趣的客户继续做工作,引导其购买意向,争取洽谈成交。
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